A rotina de compras é uma atividade fundamental para um bom controle de estoque. A equipe responsável por ela é quem garante as quantidades necessárias de mercadorias para um estabelecimento. E existem algumas práticas importantes para que essa rotina seja bem-feita.
Veja a seguir como criar uma rotina de compras em 5 passos!
#1 – Organize seus produtos e fornecedores
Existem produtos que não podem faltar em seu estoque. Você tem essa lista de produtos essenciais e mercadorias com maior saída? Esse é o primeiro passo para criar uma rotina de compras. Afinal, você deve saber exatamente do que precisa antes de acionar seus fornecedores. Uma boa forma de implementar essa medida é verificar o histórico de entradas e saídas nos últimos meses.
Com a lista de produtos pronta, organize seus fornecedores, inserindo os dados de identificação deles. É interessante também ter uma classificação, como “distribuidora de alimentos” ou “companhia de gás”, por exemplo.
A organização dos dados pode tomar tempo, mas facilitará sua rotina de compras mais adiante.
#2 – Estabeleça uma rotina de envio de solicitações
Você possui uma rotina definida para enviar solicitações? Qualquer funcionário pode comprar mercadorias a qualquer momento? Por mais que seja importante dar liberdade aos profissionais, é fundamental definir um padrão para o processo. É a melhor forma de estabelecer uma gestão eficiente do setor, sem prejuízos para os resultados financeiros. E como fazer isso?
Tenha uma pessoa ou uma equipe dedicada para receber as requisições de compras. Você pode criar um formulário simples a ser enviado pelo e-mail ou pela rede interna da empresa. Seja como for, é preciso ter as seguintes informações:
- Nome e setor da pessoa solicitante, o que é importante para identificar o centro de custo.
- Explicação do colaborador para a solicitação (campo opcional).
- Motivos de solicitação, como reposição de mercadorias.
- Prioridade da requisição (baixa, média ou alta).
#3 – Organize com regras as aprovações da rotina de compras
Após organizar as requisições, o próximo passo da rotina de compras é criar regras de aprovação e reprovação. A partir delas, o profissional poderá atuar de modo padronizado sempre que chegar uma solicitação.
Se seu estabelecimento utiliza sistemas de gestão, é interessante criar níveis de aprovação (gerência, diretoria etc.). Se não possui a ferramenta, basta estabelecer quem será o responsável por aprovar compras até determinado limite de valor. Faça também um controle sobre o status de cada solicitação.
#4 – Envie as cotações e defina parâmetros para compará-las
Já existe uma lista de produtos e fornecedores, uma rotina de envio de solicitações e as aprovações. A rotina de compras chega, então, à etapa final, que é o envio do pedido aos fornecedores.
É agora que entra em cena sua planilha de fornecedores com todos os dados cadastrais. Envie sua solicitação a eles, mas, antes de disparar vários e-mails, defina um número máximo de cotações para receber. Dessa maneira, você poderá fazer uma comparação mais limitada dos valores. À medida que recebe as cotações, coloque os valores em uma planilha para comparar.
Entre os parâmetros de avaliação, você pode escolher, por exemplo:
- prazo de entrega;
- preço do produto;
- valor do frete;
- qualidade do produto;
- condições de pagamento;
- possibilidade de desconto.
#5 – Acompanhe o recebimento das mercadorias
Por fim, o último passo da sua rotina de compras é definir o fornecedor de acordo com seus critérios de prioridade. Faça a compra, atualize o controle do status do pedido e informe os profissionais envolvidos no fluxo. Mais uma vez, em softwares específicos, os avisos são feitos de forma automática. Caso você não utilize nenhum, crie modelos de informação.
A equipe responsável pelo estoque deve acompanhar o recebimento das mercadorias para que tudo saia de maneira perfeita. Nesse momento, a rotina de compras é finalizada.
O objetivo final de ter uma rotina de compras eficaz é manter seu estabelecimento em bom funcionamento. Ela contribui para a organização interna, mas também para a satisfação dos clientes. Afinal, poderão contar com produtos de qualidade sempre que se dirigirem ao seu negócio.
A escolha dos fornecedores é, sem dúvidas, um dos passos mais importantes dessa rotina. Quando se trata de alimentos, é ainda mais crucial. Conheça a Fennix Distribuidora e saiba como podemos contribuir para sua rotina de compras!